Higiene de datos y mantenimiento de base de datos

Los datos sucios cuestan dinero: en promedio 30% del tiempo se desperdicia buscando información, lidiando con duplicados y corrigiendo errores. Los equipos con bases de datos limpias son 40% más productivos y cierran más deals.

La higiene de datos no es una tarea única - es una disciplina continua. Esta guía te muestra exactamente cómo.

Por qué ocurren duplicados

• Variaciones de nombres: "John Smith" vs "Smith, John" vs "J. Smith"
• Múltiples miembros del equipo agregando mismo contacto
• Importación de diferentes fuentes
• Errores de tipeo en email/teléfono
• Contactos de empresa vs contactos personales

Estrategias de prevención

1. Buscar antes de crear (¡siempre!):

• Usar búsqueda global de Tesoro (Cmd/Ctrl+K)
• Buscar por email (más confiable)
• Buscar por número de teléfono
• Verificar agregados recientes (podría ser de colega)

2. Convenciones de nombres:

• Formato Nombre | Apellido (campos separados)
• Capitalizar correctamente: "Carlos García" no "carlos garcia"
• Sin títulos en campos de nombre: "Carlos" no "Sr. Carlos"
• Nombres de empresas consistentes: "Inmobiliaria López S.L." siempre igual

3. Estándares de email/teléfono:

• Email siempre en minúsculas: "[email protected]"
• Formato internacional de teléfono: +34 600 123 456
• Validar antes de guardar

Detectar duplicados

Escaneo semanal de duplicados:

• Ejecutar herramienta de detección de duplicados de Tesoro
• Revisar coincidencias sugeridas (coincidencia difusa)
• Verificar mismo email/teléfono diferentes nombres
• Buscar agregados recientes con información similar

Señales de alerta para duplicados:

• Nombres similares + misma empresa
• Mismo dominio de email, contactos diferentes
• Números de teléfono idénticos
• Superposición de historial de visitas

Fusionar duplicados de forma segura

Lista de verificación previa a fusión:

1. Identificar registro primario (más completo/reciente)
2. Revisar todos los datos de ambos registros
3. Verificar deals abiertos adjuntos
4. nietificar al equipo si son contactos compartidos

Proceso de fusión:

1. Seleccionar registro primario (mantiene ID)
2. Seleccionar registro secundario (a fusionar)
3. Revisar qué campos mantener
4. Confirmar fusión (¡irreversible!)
5. Verificar resultado - verificar que no se perdió nada

Post-fusión:

• Actualizar referencias externas
• nietificar a miembros del equipo que trabajaron con contacto
• Documentar en nietas: "Fusionado de X en [fecha]"

Diario (5-10 min)

• Verificar nuevos contactos para completitud
• Actualizar etiquetas de estado después de interacciones importantes
• Agregar nietas a conversaciones
• Escaneo rápido para duplicados obvios

Semanal (30-45 min, viernes por la tarde)

• Ejecución de detección de duplicados
• Revisar y fusionar duplicados (objetivo: <5 por semana)
• Actualizar etiquetas obsoletas (eliminar desactualizadas)
• Completar campos requeridos faltantes
• Archivar contactos inactivos

Mensual (90-120 min, primera semana)

• Limpieza profunda de base de datos:
• Revisar todos los contactos sin actividad >90 días
• Archivar deals perdidos/ganados
• Eliminar/archivar entradas de spam/inválidas
• Revisar uso de campos personalizados - eliminar no usados
• Exportar copia de seguridad de base de datos
• Generar informe de calidad de datos

Trimestral (3-4 horas)

• Auditoría mayor de base de datos:
• Revisar TODAS las etiquetas - consolidar similares
• Estandarizar nomenclatura en todo el tablero
• Revisar estrategia de segmentación
• Capacitación de equipo en estándares de datos
• Actualizar documentación