Documentos de propiedades y gestión de archivos en Tesoro

Proceso de subida de archivos

Sube documentos a una propiedad en 3 pasos:

1. Abre página de detalle de propiedad
2. Ve a la pestaña 'Documentos'
3. Haz clic en 'Subir Archivo' o arrastra y suelta archivos
   • Selecciona uno o múltiples archivos (máx. 50MB por archivo)
   • Formatos soportados: PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, JPG/PNG, ZIP
   • Los archivos se suben automáticamente a Cloudflare

Categorización de documentos

Organiza documentos con categorías:

• Contratos: Acuerdos de compra, contratos de alquiler
• Certificados: Certificados energéticos, certificados de habitabilidad
• Planos: Planos arquitectónicos, diagramas de diseño
• Documentos legales: Escrituras de propiedad, documentos de hipoteca
• Informes de inspección: Informes técnicos, tasaciones
• Otro: Categoría personalizada

Asigna categoría al subir o actualiza más tarde vía 'Editar Documento'.

Nombrar documentos y etiquetado

Mejores prácticas para organización de archivos:

• Nombres descriptivos: "Certificado_Energetico_2024.pdf" no "doc1.pdf"
• Etiquetas: Añade etiquetas como "requerido", "expirado", "borrador"
• Números de versión: Para múltiples versiones ("Contrato_v2.pdf")
• Marcas de fecha: Incluye fecha en nombre de archivo ("Inspeccion_2024-10-23.pdf")

Documentos obligatorios (España/UE)

Estos documentos son legalmente requeridos para ventas de propiedades:

• Certificado Energético:
  • Obligatorio para todas las ventas y alquileres de propiedades
  • Válido por 10 años
  • Muestra calificación energética (A-G) para consumo y emisiones
  • Sube en categoría 'Certificados'
• Cédula de Habitabilidad:
  • Requerida para propiedades residenciales
  • Prueba que la propiedad cumple con estándares mínimos de vivienda
  • El período de renovación varía por región (5-25 años)
• Escritura de Propiedad:
  • Documento legal de propiedad
  • Requerida para transacciones de venta
  • Almacenar en categoría 'Documentos Legales'
• Recibo IBI (Impuesto de Propiedad):
  • Último recibo anual de impuesto de propiedad
  • Prueba que no hay impuestos pendientes

Documentos recomendados

• Planos: Dibujos arquitectónicos y diseños
• Permisos de Construcción: Para renovaciones o extensiones
• Normas de Comunidad: Para apartamentos (reglas de asociación de propietarios)
• Inspección Técnica: Informes de inspección preventa
• Documentos de Seguro: Seguro de propiedad actual

Configuración de visibilidad de documentos

Controla quién puede ver documentos por tipo de documento:

• Privado (Solo equipo):
  • Solo los miembros del equipo pueden ver
  • Para documentos sensibles (contratos, escrituras)
  • Predeterminado para documentos legales
• Visible para cliente:
  • Disponible en portal de clientes
  • Para documentos públicos (planos, folletos)
  • Los compradores pueden descargar
• Público:
  • Visible en sitio web (si está habilitado)
  • Para materiales de marketing

Establece visibilidad al subir documento o actualiza más tarde.

Acceso a documentos en portal de clientes

Cuando compartes documentos con compradores vía portal de clientes:

• Selecciona 'Visible para cliente' al subir
• El documento aparece en el portal del comprador bajo detalles de propiedad
• La descarga se registra (quién descargó, cuándo)
• Puedes revocar acceso más tarde (cambiar a 'Privado')

Caso de uso: Comparte planos y folletos con compradores interesados, pero mantén contratos privados hasta el cierre.

Seguimiento de vencimiento de documentos

Para certificados con fechas de vencimiento:

• Añade fecha de vencimiento al subir documento
• Tesoro muestra advertencia "Expira pronto" (30 días antes)
• Alerta en dashboard para certificados expirados
• nietificación al propietario (opcional)

Importante para certificados energéticos y certificados de habitabilidad.

Versiones de documentos

Rastrea múltiples versiones del mismo documento:

• Sube nueva versión → la versión antigua se conserva
• Número de versión incrementado automáticamente (v1, v2, v3)
• Descarga versiones anteriores vía 'Historial de Versiones'
• Restaura versión antigua como versión actual

Caso de uso: El contrato pasa por múltiples revisiones - todas las versiones permanecen disponibles para pista de auditoría.

Seguimiento de cambios de documentos

Tesoro mantiene historial completo de documentos:

• Fecha de subida: Cuándo se subió el documento
• Subido por: Qué usuario subió el documento
• Actualizaciones: Cuándo se cambió metadata (nombre, categoría, etiquetas)
• Descargas: Quién descargó, cuándo (para documentos visibles para cliente)
• Cambios de acceso: Cambios de configuración de visibilidad

Ve el historial de documentos en la pestaña 'Registro de Actividad' de la propiedad.

Eliminación y recuperación de documentos

Elimina documentos de manera segura con opción de recuperación:

• Haz clic en 'Eliminar' en documento → eliminación suave
• Documento movido a 'Documentos Eliminados' (conservado por 30 días)
• Restaura dentro de 30 días vía 'Deshacer Eliminar'
• Después de 30 días: eliminación permanente

Consejo de admin: Verifica 'Documentos Eliminados' mensualmente para eliminaciones accidentales.