Actividades de deals y seguimiento de línea de tiempo
Aprende cómo rastrear todas las actividades de deals, agregar nietas y mantener una línea de tiempo completa para mejor gestión de clientes.
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Cada interacción con un cliente debe documentarse para continuidad y responsabilidad. El sistema de línea de tiempo de actividades de Tesoro CRM registra automáticamente eventos del sistema y te permite agregar actividades manuales para un historial completo de deals.
Registro automático de actividades
El sistema registra automáticamente:
- Creación de deal: Quién y cuándo se creó el deal
- Cambios de estado: Todas las transiciones de etapa con marcas de tiempo
- Adiciones/eliminaciones de propiedades: Propiedades vinculadas/desvinculadas
- Cambios de contacto: Contacto principal o participantes actualizados
- Actualizaciones de valor: Cambios de valor del deal o comisión
- Email enviado: Emails al contacto mediante sistema
- Visita programada: Citas de visita de propiedades
- Documentos subidos: Archivos adjuntos al deal
Todas las actividades automáticas incluyen: marca de tiempo, usuario que activó, valores antiguos/nuevos y tipo de acción.
Agregando actividades manuales
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1. Registrar llamadas telefónicas
Documenta conversaciones telefónicas:
- Haz clic en + Agregar Actividad > Llamada
- Selecciona tipo de llamada: Entrante, Saliente, Perdida
- Establece duración y fecha/hora
- Agrega nietas de llamada: qué se discutió, próximos pasos, preocupaciones
- Marca como completada o programada (llamada futura)
Mejor práctica: Registra llamadas inmediatamente después de la conversación mientras los detalles están frescos.
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2. Reuniones y visitas
Programa y registra visitas de propiedades:
- Haz clic en + Agregar Actividad > Reunión
- Selecciona tipo de reunión: Visita de propiedad, Reunión en oficina, Reunión virtual
- Vincula propiedad específica (para visitas)
- Establece fecha, hora, ubicación
- Agrega participantes (comprador, miembros del equipo)
- Post-reunión: Agrega nietas de resultado y retroalimentación del comprador
Plantilla de retroalimentación de visita:
- Nivel de interés en propiedad (1-5 estrellas)
- Aspectos positivos
- Preocupaciones u objeciones
- Próximos pasos
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3. nietas y comentarios
Agrega nietas de texto enriquecido para contexto:
- Haz clic en + Agregar nieta en línea de tiempo
- Usa editor de texto enriquecido para formato
- @Menciona miembros del equipo para colaboración
- Fija nietas importantes arriba
- Agrega etiquetas para filtrado fácil
Cuándo agregar nietas:
- Cambios de preferencias del comprador
- Decisiones importantes tomadas
- Factores externos afectando deal (mercado, financiamiento, etc.)
- Recordatorios de seguimiento
- Ajustes de estrategia del deal
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4. Tareas y recordatorios
Crea tareas accionables vinculadas al deal:
- Haz clic en + Agregar Tarea
- Establece título y descripción de tarea
- Asigna a miembro del equipo
- Establece fecha de vencimiento y prioridad
- Vincula a propiedad específica (si aplica)
- Establece nietificaciones de recordatorio
Tareas comunes de deal:
- Hacer seguimiento con comprador (fecha)
- Enviar folleto de propiedad
- Preparar documento de oferta
- Programar segunda visita
- Contactar banco para financiamiento
- Preparar documentos de contrato
Usando vista de línea de tiempo
La vista de línea de tiempo muestra historial cronológico de todos los eventos del deal:
Características de línea de tiempo:
- Orden cronológico: Más recientes primero (cronológico inverso)
- Agrupación de actividades: Actividades relacionadas agrupadas juntas
- Filtrar por tipo: Mostrar solo llamadas, reuniones, nietas, etc.
- Filtrar por usuario: Ver actividades por miembro específico del equipo
- Buscar: Encontrar actividades específicas por palabra clave
- Exportar: Exportar línea de tiempo como PDF para registros de cliente
Codificación de colores:
- Azul: Eventos del sistema (cambios de estado, etc.)
- Verde: Actividades completadas (llamadas, reuniones)
- Naranja: Tareas pendientes
- Rojo: Tareas vencidas
Mejores prácticas para seguimiento de actividades
Preguntas Frecuentes
¿Pueden los miembros del equipo ver las actividades de los demás?
Sí, todos los miembros del equipo con acceso al deal pueden ver todas las actividades. Esto asegura transparencia y continuidad. Puedes crear nietas privadas que solo tú puedes ver mediante la opción 'nieta Privada'.
¿Puedo eliminar o editar actividades?
Puedes editar y eliminar actividades manuales (nietas, tareas). Los eventos automáticos del sistema no pueden modificarse para mantener la integridad del registro de auditoría. El historial de edición se rastrea, por lo que puedes ver cuándo se modificaron las nietas.
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