Cómo organizar contactos efectivamente

Una base de datos de contactos bien organizada es la columna vertebral de la gestión inmobiliaria exitosa. La forma en que organizas tus contactos determina qué tan rápido encuentras a las personas correctas, qué tan efectivamente te comunicas y, en última instancia, cuántos deals cierras.

Esta guía proporciona estrategias prácticas e inmediatamente aplicables que los agentes de alto rendimiento usan para mantener sus bases de datos de contactos bajo control.

Por qué la segmentación es esencial

La segmentación te permite:

• Enviar comunicación dirigida a los grupos correctos
• Priorizar contactos de alto valor
• Proponer propiedades personalizadas basadas en intereses
• Ejecutar campañas de marketing efectivas

Dimensiones primarias de segmentación

1. Tipo de contacto:

• Compradores: Buscando activamente propiedades
• Vendedores: Quieren vender su propiedad
• Compradores y vendedores: Comprando y vendiendo simultáneamente
• Inversores: Enfocados en ROI y crecimiento de cartera
• Propietarios: Dueños de propiedades buscando inquilinos
• Inquilinos: Buscando propiedades en alquiler

2. Estado de lead/temperatura:

• Hot (Rojo): Listo ahora, interés activo, timeline <30 días
• Warm (Naranja): Interesado, timeline 1-3 meses
• Cold (Azul): Interés futuro, timeline >3 meses
• Nutrir (Verde): Actualizaciones periódicas, sin timeline inmediato

3. Preferencias de propiedad:

• Rango de precio (€0-200K, €200-400K, €400-600K, €600K+)
• Preferencias de ubicación (playa, centro ciudad, suburbios, rural)
• Tipo de propiedad (apartamento, villa, casa adosada, comercial)
• Requisitos de habitaciones/baños
• Características especiales (piscina, jardín, parking, vistas)

4. Fuente de lead:

• Consulta en sitio web
• Referencia (rastrear referidor)
• Jornada de puertas abiertas
• Redes sociales
• Portales de terceros (Idealista, Fotocasa)
• Visita directa
• Re-compromiso de cliente pasado

Por qué importa la nomenclatura consistente

La nomenclatura inconsistente conduce a:

• Duplicados ("John Smith" vs "Smith, John" vs "J. Smith")
• Búsqueda y filtrado difícil
• Comunicación no profesional
• Frustración del equipo

Estándares de nomenclatura

Nombres de contactos:

• Formato: Nombre | Apellido (campos separados)
• Nombre: "Carlos" (no "Sr. Carlos" o "carlos")
• Apellido: "García" (con acento correcto)
• Nombre para mostrar: Auto-generado como "Carlos García"

Nombres de empresas/organizaciones:

• Nombre oficial completo: "Inmobiliaria López S.L."
• Usa abreviaturas solo si son oficiales: "IBM" no "I.B.M."
• Sin genéricos: "XYZ Real Estate" no "empresa inmobiliaria"

Direcciones de email:

• Siempre en minúsculas: "[email protected]" no "[email protected]"
• Validar formato antes de guardar
• Email principal en campo principal, alternativas en campos personalizados

Números de teléfono:

• Formato internacional: +34 600 123 456
• Uso consistente de espacios (sin puntos/guiones)
• Código de país siempre incluido para clientes internacionales

Estándares de nomenclatura de etiquetas

• Title Case: "Hot Lead" no "hot lead" o "HOT LEAD"
• Máx 3 palabras: "First Time Buyer" no "First Time Home Buyer Looking For Property"
• Específico, no genérico: "Luxury Buyer" no "High End"
• Sin sinónimos: Elige "VIP Client" O "Premium Client", no ambos

Organización basada en etiquetas vs carpetas tradicionales

Tesoro usa un sistema basado en etiquetas en lugar de carpetas tradicionales. Esto es más poderoso porque:

• Un contacto puede tener múltiples etiquetas (puede ser comprador E inversor)
• Las etiquetas son más fáciles de filtrar y combinar
• Sin decisiones de "¿dónde guardo esto?"
• Listas inteligentes dinámicas basadas en combinaciones de etiquetas

Jerarquía recomendada de etiquetas

Nivel 1: Tipo de contacto (Clasificación primaria)

• Buyer
• Seller
• Investor
• Landlord
• Tenant

Nivel 2: Estado/prioridad (Urgencia)

• Hot Lead
• Warm Lead
• Cold Lead
• VIP Client
• Past Client

Nivel 3: Interés en propiedad (Preferencias)

• Luxury Segment
• First Time Buyer
• Beach Property
• City Center
• Investment Property

Nivel 4: Fuente (Atribución de marketing)

• Website
• Referral
• Open House
• Social Media
• Portal

Nivel 5: Elementos de acción (Flujo de trabajo)

• Needs Follow-up
• Viewing Scheduled
• Documents Pending
• Offer Submitted

Ejemplos de listas inteligentes

Combina etiquetas para filtros poderosos:

• "Compradores de lujo calientes": Etiquetas: Buyer + Hot Lead + Luxury Segment
• "Leads de sitio web que necesitan seguimiento": Etiquetas: Website + Needs Follow-up
• "Inversores VIP de referencias": Etiquetas: Investor + VIP Client + Referral
• "Clientes pasados para re-compromiso": Etiquetas: Past Client + (Sin actividad últimos 6 meses)