Mejores Prácticas para Gestión de Contactos

Por qué la Calidad de Datos Importa

Una base de datos de contactos limpia y precisa es esencial para:

• Comunicación efectiva
• Informes confiables
• Flujos de trabajo eficientes
• Confianza del equipo en el sistema

Estrategia de Campos Requeridos

Mínimo requerido:

• Nombre
• Apellido
• Email

Altamente recomendado:

• Número de teléfono
• Ciudad/Ubicación
• Fuente de lead
• Estado

Agradable tener:

• Empresa
• Rol
• Dirección
• Comunicación preferida

Rutina de Higiene de Datos

Diariamente:

• Verificar nuevos contactos para completitud
• Actualizar estado después de interacciones importantes
• Agregar nietas después de conversaciones

Semanalmente:

• Ejecutar detección de duplicados
• Revisar y fusionar duplicados
• Actualizar etiquetas para estado actual
• Completar información faltante

Mensualmente:

• Archivar contactos inactivos (Perdidos/Ganados)
• Revisar uso de campos personalizados
• Limpiar etiquetas no usadas
• Exportar copia de seguridad de base de datos

Sistema de Categorías de Etiquetas

Organiza etiquetas en categorías lógicas:

1. Etiquetas de Estado (Prioridad/Temperatura):

• Hot Lead
• Warm Lead
• Cold Lead
• VIP Client

2. Etiquetas de Fuente (De dónde vino el contacto):

• Website
• Referral
• Open House
• Social Media
• Newsletter

3. Etiquetas de Interés en Propiedad:

• Luxury Buyer
• First-time Buyer
• Investor
• Beach Property
• City Center

4. Etiquetas de Acción (Seguimiento):

• Needs Follow-up
• Viewing Scheduled
• Waiting for Documents
• Offer Submitted

5. Etiquetas de Compromiso:

• Newsletter Subscriber
• Event Attendee
• Webinar Participant

Convenciones de Nomenclatura

• Usar nomenclatura consistente (Title Case)
• Mantener etiquetas cortas (máx 3 palabras)
• Evitar sinónimos ('Hot Lead' no 'Urgent Lead')
• Usar colores para categorías

Proceso de Seguimiento Estándar

Nuevo Lead (Día 1):

1. Email de confirmación en 1 hora
2. Agregar a CRM con etiqueta de fuente
3. Calificar: Hot/Warm/Cold
4. Programar llamada de seguimiento (24-48 horas)

Hot Lead (Día 2-3):

1. Llamar para conversación de calificación
2. Agregar nietas detalladas
3. Proponer matching de propiedades con IA
4. Programar visita en 1 semana

Warm Lead (Semana 1-2):

1. Enviar propiedades relevantes semanalmente
2. Llamada de verificación cada 2 semanas
3. Mantenerse en contacto vía newsletter
4. Monitorear compromiso (aperturas de email)

Post-visita:

1. Email de agradecimiento en 2 horas
2. Solicitar feedback
3. Proponer propiedades adicionales
4. Planificar próximos pasos

Uso de Plantillas

• Email de bienvenida: Nuevos leads
• Showcase de propiedad: Propiedades coincidentes
• Confirmación de visita: Confirmación de cita
• Seguimiento: Después de visita/conversación
• Verificación: Actualizaciones periódicas