Contacten effectief organiseren

Een goed georganiseerde contactdatabase is de ruggengraat van succesvol vastgoedbeheer. De manier waarop je je contacten organiseert bepaalt hoe snel je de juiste personen vindt, hoe effectief je communiceert, en uiteindelijk hoeveel deals je sluit.

Deze guide biedt praktische, meteen toepasbare strategieën die top-performing agents gebruiken om hun contactdatabases onder controle te houden.

Waarom segmentatie essentieel is

Segmentatie stelt je in staat om:

• Gerichte communicatie te sturen naar de juiste groepen
• Prioriteit te geven aan high-value contacten
• Gepersonaliseerde woningen voor te stellen op basis van interesses
• Effectieve marketingcampagnes uit te voeren

Primaire segmentatie dimensies

1. Contact Type:

• Buyers: Actief zoekend naar woningen
• Sellers: Willen hun woning verkopen
• Buyers & Sellers: Tegelijk kopen en verkopen
• Investors: Focus op ROI en portofolio groei
• Landlords: Verhuurders op zoek naar huurders
• Tenants: Op zoek naar huurwoningen

2. Lead Status/Temperature:

• Hot (Rood): Direct klaar, actieve interesse, timeline <30 dagen
• Warm (Oranje): Geïnteresseerd, timeline 1-3 maanden
• Cold (Blauw): Toekomstige interesse, timeline >3 maanden
• Nurture (Groen): Periodieke updates, geen direct timeline

3. Property Preferences:

• Price range (€0-200K, €200-400K, €400-600K, €600K+)
• Location preferences (strand, city center, suburbs, rural)
• Property type (appartement, villa, townhouse, commercial)
• Bedrooms/bathrooms requirements
• Special features (pool, garden, parking, views)

4. Lead Source:

• Website inquiry
• Referral (track referrer)
• Open house
• Social media
• Third-party portals (Idealista, Fotocasa)
• Walk-in
• Past client re-engagement

Waarom consistente naming belangrijk is

Inconsistente naamgeving leidt tot:

• Duplicaten ("John Smith" vs "Smith, John" vs "J. Smith")
• Moeilijk zoeken en filteren
• Onprofessionele communicatie
• Team frustratie

Naming standaarden

Contact namen:

• Format: First Name | Last Name (gescheiden velden)
• First Name: "Carlos" (niet "Mr. Carlos" of "carlos")
• Last Name: "García" (correct geaccentueerd)
• Display Name: Automatisch gegenereerd als "Carlos García"

Company/Organization namen:

• Volledige officiële naam: "Inmobiliaria López S.L."
• Gebruik abbreviaties alleen als officieel: "IBM" niet "I.B.M."
• Geen generieken: "XYZ Real Estate" niet "real estate company"

Email adressen:

• Altijd lowercase: "[email protected]" niet "[email protected]"
• Valideer format voor het opslaan
• Primary email in hoofdveld, alternatieven in custom fields

Phone numbers:

• International format: +34 600 123 456
• Consistent gebruik van spaties (geen punten/streepjes)
• Landcode altijd included voor international clients

Tag naming standards

• Title Case: "Hot Lead" niet "hot lead" of "HOT LEAD"
• Max 3 woorden: "First Time Buyer" niet "First Time Home Buyer Looking For Property"
• Specifiek, niet generiek: "Luxury Buyer" niet "High End"
• Geen synoniemen: Kies "VIP Client" OF "Premium Client", niet beide

Tag-based organizing vs traditional folders

Tesoro gebruikt een tag-based system in plaats van traditionele folders. Dit is krachtiger omdat:

• Een contact meerdere tags kan hebben (kan buyer EN investor zijn)
• Tags zijn makkelijker te filteren en combineren
• Geen "waar moet ik dit opslaan?" beslissingen
• Dynamische smart lists op basis van tag combinaties

Recommended tag hierarchy

Tier 1: Contact Type (Primaire classificatie)

• Buyer
• Seller
• Investor
• Landlord
• Tenant

Tier 2: Status/Priority (Urgentie)

• Hot Lead
• Warm Lead
• Cold Lead
• VIP Client
• Past Client

Tier 3: Property Interest (Voorkeuren)

• Luxury Segment
• First Time Buyer
• Beach Property
• City Center
• Investment Property

Tier 4: Source (Marketing attribution)

• Website
• Referral
• Open House
• Social Media
• Portal

Tier 5: Action Items (Workflow)

• Needs Follow-up
• Viewing Scheduled
• Documents Pending
• Offer Submitted

Smart list voorbeelden

Combineer tags voor krachtige filters:

• "Hot Luxury Buyers": Tags: Buyer + Hot Lead + Luxury Segment
• "Website Leads Needing Follow-up": Tags: Website + Needs Follow-up
• "VIP Investors from Referrals": Tags: Investor + VIP Client + Referral
• "Past Clients for Re-engagement": Tags: Past Client + (Geen activity laatste 6 maanden)