Duplicaten Vinden en Samenvoegen
Houd je contactdatabase schoon door duplicaten te identificeren en samen te voegen zonder data te verliezen.
list Inhoudsopgave expand_more
Waarom Ontstaan Duplicaten?
Duplicaten ontstaan op verschillende manieren:
- Multiple imports: Hetzelfde contact geïmporteerd uit verschillende bronnen
- Spelling variaties: 'John Smith' vs 'J. Smith' vs 'Jonathan Smith'
- Team input: Meerdere teamleden voegen hetzelfde contact toe
- Lead conversion: Lead wordt contact maar oude lead blijft bestaan
- Email variaties: [email protected] vs [email protected]
- Typo's: [email protected] vs [email protected]
Impact van Duplicaten
- Verwarrende communicatie (emails naar verkeerde versie)
- Onvolledige geschiedenis (data verspreid over meerdere records)
- Inefficiënte filters en rapporten
- Opslagverspilling
- Verlies van vertrouwen in CRM data
Duplicaten Vinden
1
Methode 1: Automatische Detectie
Tesoro heeft ingebouwde duplicate detection:
- Ga naar Contacts > Tools > Find Duplicates
- Tesoro scant je database
- Duplicaten worden gegroepeerd op basis van:
- Email match (hoogste prioriteit)
- Naam + telefoon match
- Vergelijkbare namen (fuzzy matching)
- Je ziet groepen van mogelijk dubbele contacten
Matching scores:
- 🔴 95-100%: Zeer waarschijnlijk duplicaat (zelfde email)
- 🟡 80-94%: Waarschijnlijk duplicaat (naam + telefoon)
- 🟢 60-79%: Mogelijk duplicaat (vergelijkbare naam)
2
Methode 2: Handmatig Zoeken
Zoek specifieke duplicaten:
- Gebruik global search met deel van een naam
- Kijk naar resultaten - zie je vergelijkbare contacten?
- Filter op email domein (@gmail.com) om duplicaten te vinden
- Sorteer op creation date - recente duplicaten eerst
Handige filters voor duplicate hunting:
- Same email domain
- Same phone area code
- Same city + similar name
- Created within same week (bulk import duplicaten)
Duplicaten Samenvoegen (Merge)
1
Stap 1: Selecteer Master Record
Bij merge moet je kiezen welk contact het 'master' wordt:
- Klik Merge bij een duplicaat groep
- Tesoro toont de contacten naast elkaar
- Selecteer het meest complete record als master
Kies master op basis van:
- Meeste ingevulde velden
- Meeste gekoppelde deals/properties
- Langste activiteit geschiedenis
- Correcte/meest actuele informatie
Het master record blijft behouden, de andere(n) worden verwijderd.
2
Stap 2: Selecteer Velden om te Behouden
Voor elk veld kun je kiezen welke waarde je wilt behouden:
Tesoro toont:
- Master record waarde (links)
- Duplicate record waarde (rechts)
- Verschillen zijn gemarkeerd
Per veld kun je:
- Master waarde gebruiken (standaard)
- Duplicate waarde overnemen
- Handmatig nieuwe waarde invoeren
Velden die automatisch worden samengevoegd:
- Tags (beide sets gecombineerd)
- notes (alle notes behouden)
- Activity history (beide histories gecombineerd)
- Linked deals/properties (alle koppelingen behouden)
3
Stap 3: Bevestig en Voer Samen
- Controleer alle geselecteerde waarden
- Lees de waarschuwing: Dit kan niet ongedaan worden gemaakt!
- Klik Confirm Merge
Na de merge:
- Master contact heeft alle gecombineerde data
- Duplicate contact is verwijderd
- Alle koppelingen (deals, properties) zijn overgezet
- Activity history is samengevoegd
- Tags zijn gecombineerd
Belangrijk: Merge is permanent! Test eerst met testdata als je onzeker bent.
Duplicaten Voorkomen
Veelgestelde Vragen
Kan ik een merge ongedaan maken?
Nee, merge is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te controleren voor je merge bevestigt. Maak een backup export voor je begint met grote merge operaties.
Wat gebeurt er met deals en properties bij een merge?
Alle koppelingen (deals, properties, tasks, meetings, etc.) van het duplicate record worden automatisch overgezet naar het master record. Niets gaat verloren - alles wordt gecombineerd.
search