Property documents en file management in Tesoro

File upload process

Upload documents naar een property in 3 stappen:

1. Open property detail page
2. Ga naar 'Documents' tab
3. Click 'Upload File' of drag-and-drop files
   • Select één of meerdere files (max 50MB per file)
   • Supported formats: PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, JPG/PNG, ZIP
   • Files worden automatisch uploaded naar Cloudflare

Document categorisatie

Organiseer documents met categories:

• Contracts: Purchase agreements, rental contracts
• Certificates: Energy certificates, habitability certificates
• Floor Plans: Architecture plans, layout diagrams
• Legal Documents: Property deeds, mortgage documents
• Inspection Reports: Technical reports, appraisals
• Anders: Custom category

Assign category bij upload of update later via 'Edit Document'.

Document naming en tagging

Best practices voor file organization:

• Descriptive names: "Energy_Certificate_2024.pdf" niet "doc1.pdf"
• Tags: Add tags zoals "required", "expired", "draft"
• Version numbers: Voor multiple versions ("Contract_v2.pdf")
• Date stamps: Include date in filename ("Inspection_2024-10-23.pdf")

Verplichte documenten (Spanje/EU)

Deze documents zijn legally required voor property sales:

• Energy Certificate (Certificado Energético):
  • Verplicht voor alle property sales en rentals
  • Geldig voor 10 jaar
  • Toont energy rating (A-G) voor consumption en emissions
  • Upload in 'Certificates' category
• Habitability Certificate (Cédula de Habitabilidad):
  • Required voor residential properties
  • Bewijst property voldoet aan minimum living standards
  • Renewal periode varieert per regio (5-25 jaar)
• Property Deed (Escritura):
  • Legal ownership document
  • Required bij sale transactions
  • Store in 'Legal Documents' category
• IBI Receipt (Property Tax):
  • Latest annual property tax receipt
  • Bewijst geen outstanding taxes

Recommended documents

• Floor Plans: Architecture drawings en layouts
• Building Permits: Voor renovations of extensions
• Community Rules: Voor apartments (homeowner association rules)
• Technical Inspection: Pre-sale inspection reports
• Insurance Documents: Current property insurance

Document visibility settings

Control wie documents kan zien per document type:

• Private (Team only):
  • Alleen teamlids kunnen zien
  • Voor sensitive documents (contracts, deeds)
  • Default voor legal documents
• Client visible:
  • Beschikbaar in client portal
  • Voor public documents (floor plans, brochures)
  • Buyers kunnen downloaden
• Public:
  • Zichtbaar op website (if enabled)
  • Voor marketing materials

Stel visibility in bij document upload of update later.

Client portal document access

Wanneer je documents shared met buyers via client portal:

• Select 'Client visible' bij upload
• Document verschijnt in buyer's portal onder property details
• Download wordt gelogd (who downloaded, when)
• Je kunt access later revoke (change to 'Private')

Use case: Share floor plans en brochures met interested buyers, maar keep contracts private tot closing.

Document expiration tracking

Voor certificates met expiration dates:

• Add expiration date bij document upload
• Tesoro toont "Expires soon" warning (30 days before)
• Dashboard alert voor expired certificates
• nietification naar property owner (optioneel)

Belangrijk voor energy certificates en habitability certificates.

Document versions

Track multiple versions van hetzelfde document:

• Upload new version → old version wordt bewaard
• Version number automatisch incremented (v1, v2, v3)
• Download previous versions via 'Version History'
• Restore oude version als current version

Use case: Contract doorloopt meerdere revisions - alle versions blijven beschikbaar voor audit trail.

Document change tracking

Tesoro houdt complete document history bij:

• Upload date: Wanneer document was uploaded
• Uploaded by: Welke user het document uploaded
• Updates: Wanneer metadata was gewijzigd (name, category, tags)
• Downloads: Who downloaded, when (voor client-visible documents)
• Access changes: Visibility setting wijzigingen

View document history in property 'Activity Log' tab.

Document deletion en recovery

Delete documents veilig met recovery option:

• Click 'Delete' op document → soft delete
• Document verplaatst naar 'Deleted Documents' (30 dagen bewaard)
• Restore binnen 30 dagen via 'Undo Delete'
• Na 30 dagen: permanent deletion

Admin tip: Check 'Deleted Documents' monthly voor accidental deletions.