Best Practices voor Contact Management

Waarom Data Kwaliteit Belangrijk Is

Een schone, accurate contactdatabase is essentieel voor:

• Effectieve communicatie
• Betrouwbare rapporten
• Efficiënte workflows
• Team vertrouwen in het systeem

Verplichte Velden Strategie

Minimaal verplicht:

• First name
• Last name
• Email

Sterk aanbevolen:

• Phone number
• City/Location
• Lead source
• Status

Nice to have:

• Company
• Role
• Address
• Preferred communication

Data Hygiene Routine

Dagelijks:

• Check nieuwe contacten op volledigheid
• Update status na belangrijke interacties
• Voeg notities toe na gesprekken

Wekelijks:

• Run duplicate detection
• Review en merge duplicaten
• Update tags voor actuele status
• Complete ontbrekende informatie

Maandelijks:

• Archive inactive contacts (Lost/Won)
• Review custom fields usage
• Clean up unused tags
• Export backup van database

Tag Categorieën Systeem

Organiseer tags in logische categorieën:

1. Status Tags (Prioriteit/Temperatuur):

• Hot Lead
• Warm Lead
• Cold Lead
• VIP Client

2. Source Tags (Waar komt contact vandaan):

• Website
• Referral
• Open House
• Social Media
• Newsletter

3. Property Interest Tags:

• Luxury Buyer
• First-time Buyer
• Investor
• Beach Property
• City Center

4. Action Tags (Follow-up):

• Needs Follow-up
• Viewing Scheduled
• Waiting for Documents
• Offer Submitted

5. Engagement Tags:

• Newsletter Subscriber
• Event Attendee
• Webinar Participant

Naming Conventions

• Gebruik consistente naming (Title Case)
• Houd tags kort (max 3 woorden)
• Vermijd synoniemen ('Hot Lead' niet 'Urgent Lead')
• Gebruik kleuren voor categorieën

Standaard Follow-up Proces

Nieuwe Lead (Dag 1):

1. Email bevestiging binnen 1 uur
2. Voeg toe aan CRM met source tag
3. Kwalificeer: Hot/Warm/Cold
4. Plan follow-up call (24-48 uur)

Hot Lead (Dag 2-3):

1. Bel voor kwalificatie gesprek
2. Voeg gedetailleerde notities toe
3. Stel AI property matching voor
4. Plan viewing binnen 1 week

Warm Lead (Week 1-2):

1. Verstuur relevante woningen weekly
2. Check-in call elke 2 weken
3. Blijf in contact via nieuwsbrief
4. Monitor engagement (email opens)

Post-viewing:

1. Thank you email binnen 2 uur
2. Request feedback
3. Stel additional properties voor
4. Plan next steps

Template Gebruik

• Welcome email: Nieuwe leads
• Property showcase: Matched properties
• Viewing confirmation: Afspraak bevestiging
• Follow-up: Na viewing/gesprek
• Check-in: Periodieke updates