Client Portal Setup in Tesoro CRM Complete Configuratie Gids

1. Klik op je profiel foto rechtsboven in Tesoro CRM

2. Selecteer "Instellingen" uit het dropdown menu

3. Ga naar de "Client Portal" sectie in het linker menu

4. Je ziet nu het portal overzicht dashboard

Admin Rechten Vereist: Als je de Client Portal optie niet ziet, neem dan contact op met je account administrator om de juiste rechten te krijgen.

Dashboard Overzicht: Hier zie je statistieken zoals aantal actieve portals, laatste logins, en populaire content.

1. Klik op de "Client Portal Activeren" schakelaar bovenaan de pagina

2. De schakelaar wordt groen en toont "Actief"

3. Er verschijnt een bevestiging popup met je portal URL

4. nieteer deze URL - dit is het adres waar klanten inloggen

Je Portal URL: Typisch iets als portal.tesoro-crm.nl/jouwbedrijf

Belangrijke niete: Eenmaal geactiveerd krijg je een 14-dagen trial periode. Daarna zijn er kosten verbonden aan het aantal actieve portal gebruikers.

Eerste Configuratie: Na activatie wordt automatisch een basis portal setup aangemaakt met je bedrijfsgegevens.

Na activatie controleert Tesoro automatisch of je basis gegevens compleet zijn:

✅ Automatisch Ingevuld:

• Bedrijfsnaam: Uit je account profiel
• Contact informatie: Email en telefoon
• Logo: Als je dit hebt geüpload in je profiel
• Kleuren: Standaard Tesoro branding

Handmatig Aan Te Vullen:

• Welkom bericht: Persoonlijke boodschap voor klanten
• Support contactgegevens: Wie klanten kunnen contact bij vragen
• Portal naam: Hoe je portal heet (bijv. "Mijn Property Portal")

Tip: Klik op "Voorbeeld Bekijken" om te zien hoe je portal er voor klanten uit ziet.

1. Ga naar "Branding" tab in de portal instellingen

2. Klik op "Upload Logo" om je bedrijfslogo toe te voegen

3. Update je bedrijfsgegevens als deze niet correct zijn:

• Bedrijfsnaam: Zoals klanten je kennen
• Tagline: Korte beschrijving van je service
• Contact informatie: Hoofd telefoon en email
• Adres: Bedrijfsadres voor vertrouwen

Logo Specificaties:

• Format: PNG, JPG, of SVG
• Grootte: Minimaal 200x80 pixels, maximaal 800x200 pixels
• Achtergrond: Bij voorkeur transparant (PNG)
• Kleur: Zorg dat het goed leesbaar is op lichte achtergrond

Kleur Opties:

1. Kies "Primaire Kleur" - gebruikt voor knoppen en links
2. Kies "Secundaire Kleur" - gebruikt voor accenten
3. Kies "Header Achtergrond" - kleur van de bovenkant

Vooraf Ingestelde Thema's:

• Professional Blauw: Traditioneel en vertrouwd
• Modern Groen: Fris en milieuvriendelijk
• Elegante Grijs: Strak en tijdloos
• Luxe Goud: Premium en exclusief
• Custom: Je eigen kleuren kiezen

Tips voor Kleurkeuze:

• Gebruik maximaal 3 hoofdkleuren
• Zorg voor voldoende contrast voor leesbaarheid
• Test hoe het eruit ziet op verschillende apparaten
• Houd rekening met je bestaande marketing materiaal

Waarom een welkom bericht belangrijk is: Het is het eerste wat klanten zien en zet de toon voor hun ervaring.

Welkom Bericht Aanpassen:

1. Ga naar de "Content" tab
2. Klik in het "Welkom Bericht" veld
3. Schrijf een persoonlijke, warme boodschap
4. Gebruik de rich text editor voor opmaak

Voorbeeld Welkom Berichten:

Best Practices:

• Houd het kort maar persoonlijk (50-150 woorden)
• Vermeld wat ze in de portal kunnen verwachten
• Geef duidelijk aan hoe ze contact kunnen opnemen
• Gebruik een enthousiaste maar professionele toon

1. Ga terug naar "Client Portal" hoofdpagina

2. Klik op "+ Nieuwe Portal Toegang"

3. Zoek en selecteer het contact dat toegang moet krijgen

4. Het contact moet al bestaan in je CRM contactenlijst

Vereisten voor Portal Toegang:

• Geldig email adres: Vereist voor login credentials
• Contact type: Moet ingesteld zijn als 'Klant' of 'Actieve Lead'
• Complete naam: Voor en achternaam moeten ingevuld zijn
• Gekoppeld aan property: Aanbevolen maar niet verplicht

Tip: Als je contact er niet tussen staat, ga dan eerst naar Contacten om de basisgegevens compleet te maken.

Toegang Niveau Kiezen:

• Basis Toegang: Documenten bekijken, berichten ontvangen
• Standaard Toegang: + Berichten sturen, afspraken inzien
• Uitgebreide Toegang: + Documenten uploaden, notities toevoegen

Specifieke Rechten Instellen:

1. Documenten: Welke documenten mag de klant zien?
2. Properties: Welke properties zijn relevant?
3. Communicatie: Mogen ze direct berichten sturen?
4. Agenda: Mogen ze afspraken zien/plannen?

Privacy Instellingen:

• Data Retentie: Hoe lang blijft data beschikbaar?
• Download Rechten: Mogen ze documenten downloaden?
• Contact Zichtbaarheid: Mogen ze andere contacten zien?

Automatische Uitnodiging:

1. Controleer het email adres van de klant
2. Klik "Verstuur Uitnodiging"
3. Tesoro stuurt automatisch een persoonlijke email
4. De klant ontvangt login instructies en een tijdelijke wachtwoord

Wat de Klant Ontvangt:

• Welkom email: Met portal URL en login gegevens
• Tijdelijk wachtwoord: Moet bij eerste login gewijzigd worden
• Instructies: Hoe in te loggen en rond te navigeren
• Support contact: Jouw gegevens voor vragen

Handmatige Opties:

Als automatische email niet werkt:

1. Kopieer de portal URL en login gegevens
2. Verstuur deze handmatig via je eigen email
3. Of bel de klant en loop samen door het login proces

Eerste Login: Uitnodigingen zijn 72 uur geldig. Daarna moet je een nieuwe versturen.