Deal activiteiten en timeline tracking
Leer hoe je alle deal activiteiten tracked, notes toevoegt, en een complete timeline maintained voor better client management.
list Inhoudsopgave expand_more
Elke interaction met een client moet gedocumenteerd worden voor continuity en accountability. Het activity timeline systeem van Tesoro CRM logged automatisch system events en laat je manual activities toevoegen voor een complete deal history.
Automatische activity logging
Het systeem logged automatisch:
- Deal creation: Wie en wanneer deal created
- Status changes: Alle stage transitions met timestamps
- Property additions/removals: Properties linked/unlinked
- Contact changes: Primary contact of participants updated
- Value updates: Deal value of commission changes
- Email sent: Emails naar contact via systeem
- Viewing scheduled: Property viewing appointments
- Documents uploaded: Files attached to deal
Alle automatic activities bevatten: timestamp, user who triggered, old/new values, en action type.
Manual activities toevoegen
1
1. Phone calls loggen
Document phone conversations:
- Click + Add Activity > Call
- Select call type: Inbound, Outbound, Missed
- Set duration en date/time
- Add call notes: wat discussed, next steps, concerns
- Mark als completed of scheduled (future call)
Best practice: Log calls direct na conversation terwijl details fresh zijn.
2
2. Meetings en viewings
Schedule en log property viewings:
- Click + Add Activity > Meeting
- Select meeting type: Property viewing, Office meeting, Virtual meeting
- Link specific property (voor viewings)
- Set date, time, location
- Add participants (buyer, teamlids)
- Post-meeting: Add outcome notes en buyer feedback
Viewing feedback template:
- Property interest level (1-5 stars)
- Positive aspects
- Concerns of objections
- Next steps
3
3. notes en comments
Add rich text notes voor context:
- Click + Add niete in timeline
- Use rich text editor voor formatting
- @Mention teamlids voor collaboration
- Pin important notes to top
- Add tags voor easy filtering
When to add notes:
- Buyer preferences changes
- Important decisions made
- External factors affecting deal (market, financing, etc.)
- Follow-up reminders
- Deal strategy adjustments
4
4. Tasks en reminders
Create actionable tasks linked to deal:
- Click + Add Task
- Set task title en description
- Assign to teamlid
- Set due date en priority
- Link to specific property (indien applicable)
- Set reminder nietifications
Common deal tasks:
- Follow up with buyer (date)
- Send property brochure
- Prepare offer document
- Schedule second viewing
- Contact bank voor financing
- Prepare contract documents
Timeline view gebruiken
De timeline view toont chronological history van alle deal events:
Timeline features:
- Chronological order: Newest first (reverse chronological)
- Activity grouping: Related activities grouped together
- Filter by type: Show only calls, meetings, notes, etc.
- Filter by user: See activities by specific teamlid
- Search: Find specific activities by keyword
- Export: Export timeline as PDF voor client records
Color coding:
- Blue: System events (status changes, etc.)
- Green: Completed activities (calls, meetings)
- Orange: Pending tasks
- Red: Overdue tasks
Best practices voor activity tracking
Veelgestelde Vragen
Kunnen teamlids elkaar's activities zien?
Ja, alle teamlids met access to deal kunnen alle activities zien. Dit zorgt voor transparency en continuity. Je kunt private notes maken die alleen jij kunt zien via de 'Private niete' option.
Kan ik activities verwijderen of editen?
Je kunt manual activities (notes, tasks) editen en verwijderen. Automatic system events kunnen niet gewijzigd worden voor audit trail integrity. Edit history wordt bijgehouden, dus je kunt zien wanneer notes gewijzigd zijn.
search